INFORMATIVA - SELEZIONE DEL PERSONALE ai sensi degli artt. 13 – 14 del Regolamento UE 2016/679

La normativa vigente, con particolare riferimento al Regolamento 2016/679/UE del 27 aprile 2016 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali, nonché alla libera circolazione di tali dati (Regolamento generale sulla protezione dei dati personali, di seguito "GDPR") e al D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196 e s.m.i. (di seguito, "Codice Privacy") garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti, delle libertà fondamentali, nonché della dignità delle persone fisiche, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali, assicurando che i dati siano trattati in modo lecito e secondo correttezza.

Alla luce di quanto sopra, COVISIAN S.p.A. (qui di seguito indicata come “Titolare” o la “Società”), con sede legale in Via dei Valtorta, 47 - 20127 Milano, in qualità di Titolare del trattamento la informa di quanto segue.

1. QUALI DATI PERSONALI CHE LA RIGUARDANO POSSONO ESSERE TRATTATI E DA QUALI FONTI POSSONO ESSERE RACCOLTI

Ai fini della presente informativa, sono da intendersi nel complesso quali “Dati” (comprensivi anche delle Categorie Particolari di dati e dei Dati relativi a Condanne penali e Reati, come definiti di seguito), tutte le informazioni riguardanti la sua persona, idonee a identificarla direttamente e/o indirettamente e a valutare la sua idoneità professionale come, ad esempio, i suoi dati anagrafici, di contatto, curricolari e/o patrimoniali e, in particolare:

 dati anagrafici, come ad esempio il Suo nome, la cittadinanza, il documento di identità, eventuale permesso di soggiorno, la data di nascita, il codice fiscale (di seguito, "Dati Anagrafici");

 dati di contatto, come ad esempio i Suoi indirizzi (residenza/domicilio), i numeri di telefono (fisso e/o mobile), gli indirizzi e-mail (di seguito, "Dati di Contatto");

 tutte le informazioni riguardanti il Suo percorso formativo e professionale, quali ad esempio i Suoi titoli di studio, eventuali corsi di specializzazione / master, le sue precedenti esperienze lavorative e/o referenze (di seguito, "Dati Curricolari");

 informazioni di natura patrimoniale, come ad esempio il Suo precedente trattamento economico, il trattamento atteso / auspicato (di seguito, "Dati Patrimoniali");

 i dati relativi alla sua immagine, da Lei spontaneamente inclusa nel curriculum vitae (di seguito, "CV") e/o nell'ambito di eventuali colloqui svolti in modalità remota, anche mediante piattaforme di terze parti (ad esempio, Google Meet, Teams, ecc.) (di seguito, "Dati relativi all'Immagine");

 i dati relativi alla sua voce, nell'ambito di eventuali colloqui svolti in modalità remota, anche mediante piattaforme di terze parti (ad esempio, Google Meet, Google Hangouts, Teams, ecc.), anche nel rispetto di quanto previsto dalle apposite informative delle predette terze parti (di seguito, "Dati relativi alla Voce");

 altri dati, come le altre informazioni da Lei spontaneamente inserite nel CV e/o in piattaforme social, anche finalizzate alla ricerca e selezione del personale (di seguito, "Altri Dati").

I Dati che verranno acquisiti non riguarderanno le convinzioni personali, l’origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, l’appartenenza sindacale, informazioni relative alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale (di seguito “Categorie Particolari di dati”), nonché fatti non rilevanti ai fini della valutazione della sua attitudine professionale, a meno che non si tratti di caratteristiche che incidono sulle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa o che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento della stessa.

Inoltre, i Dati acquisiti non riguarderanno altresì le Sue eventuali condanne penali e/o i reati da Lei eventualmente commessi, come risultanti da certificati del casellario giudiziale e/o da altri documenti (di seguito “Dati relativi a Condanne penali e Reati”), a meno che non si tratti di informazioni che costituiscono un requisito essenziale ai fini dello svolgimento dell'attività lavorativa, sulla base di obblighi previsti dalla normativa nazionale o dell’Unione.

I Dati possono essere raccolti dal Titolare mediante CV, a mezzo posta, e-mail, nonché tramite la sezione “Lavora con noi” del sito internet della Società oppure a mani, a cura di soggetti autorizzati, oppure tramite figure qualificate e abilitate all’esercizio dell’attività di ricerca e selezione del personale e/o altre agenzie per il lavoro, che raccoglieranno i dati in qualità di autonomi titolari del trattamento.

I Dati potranno essere aggiornati e/o integrati sulla base di informazioni reperibili pubblicamente e/o raccolti da soggetti terzi, e/o direttamente da Lei. Inoltre, la Società si riserva la possibilità di effettuare idonee verifiche sulla veridicità dei Dati, in particolare in merito a titoli di studio conseguiti, precedenti esperienze lavorative, assunzione di incarichi professionali e/o

di cariche istituzionali, anche contattando i soggetti da Lei eventualmente indicati quali referenti, nonché i Suoi precedenti datori di lavoro.

2. PER QUALI FINALITÀ POSSONO ESSERE UTILIZZATI I SUOI DATI PERSONALI

I Dati saranno trattati per le seguenti finalità:

a. Valutazione della sua figura professionale / della sua candidatura nell'ambito di un processo di selezione

I Suoi Dati saranno trattati dalla Società, anche con l'ausilio di società esterne specializzate in ricerca e selezione del personale, per la valutazione della sua idoneità professionale e/o della sua candidatura per una specifica posizione lavorativa, oltre che per eventuali posizioni analoghe, considerate compatibili con la sua figura professionale. Inoltre, qualora Lei ci trasmettesse spontaneamente un filmato di presentazione, i Suoi Dati relativi all'Immagine e Suoi i Dati relativi alla Voce saranno esclusivamente trattati per valutare la sua figura professionale e la sua candidatura e, in ogni caso, non saranno in alcun modo utilizzati per identificarla.

Presupposto del trattamento: esecuzione di misure precontrattuali (art. 6 par. I, lett. b, GDPR). Il conferimento dei Dati, ivi comprese le Categorie particolari di dati nei limiti indicati sopra, ai sensi della normativa vigente in materia di protezione dei dati personali, deve ritenersi obbligatorio onde consentire alla Società di adempiere alle esigenze di conoscenza e valutazione dei candidati nell’ambito della ricerca e selezione di personale nonché ad obblighi di legge, norme, regolamenti. Il mancato conferimento dei suddetti potrà comportare l’impossibilità di dar corso al processo di ricerca e selezione del personale e la conseguente l’impossibilità di instaurare l’eventuale rapporto di lavoro.

b. Svolgimento di colloqui individuali, ai fini della valutazione della sua figura professionale / della sua candidatura

Inoltre, i Suoi Dati – e in particolare i Dati relativi all'Immagine e i Dati relativi alla Voce, che comunque non saranno registrati né conservati e, in ogni caso, non saranno utilizzati per identificarla – saranno trattati, anche nell'ambito di sessioni remote mediante videoconferenza, per consentire l’espletamento delle procedure di selezione e valutazione del personale, anche attraverso piattaforme di terze parti.

Presupposto del trattamento: il legittimo interesse della Società (art. 6, par. I, lett. f, GDPR) a svolgere colloqui individuali, anche in modalità remota. Il conferimento dei Dati, in particolare dei Dati relativi all'Immagine e/o dei Dati relativi alla Voce, è facoltativo; in difetto, tuttavia, la Società non potrà svolgere il colloquio individuale con Lei, necessario per il completamento del processo di selezione.

c. Svolgimento di future attività di selezione, anche mediante la costituzione di un'apposita banca dati

I Suoi Dati Anagrafici, Dati di Contatto, Dati Curricolari, Dati Patrimoniali e gli Altri Dati – oltre che i Dati relativi all'Immagine e/o i Dati relativi alla Voce, ove da Lei spontaneamente trasmessi con un video di presentazione, per il perseguimento della finalità di cui sopra, sub a. – potranno essere trattati per lo svolgimento, da parte del Titolare, di future attività di ricerca, selezione e valutazione del personale per la propria struttura organizzativa. Si specifica che, nel perseguimento di tale finalità, lei potrà essere contattato presso i Dati di Contatto da Lei conferiti, per la segnalazione di eventuali opportunità lavorative presso la Società: pertanto, l’eventuale invio di corrispondenza, anche telematica, non rappresenta un autonomo trattamento di Dati per finalità diverse da quelle rientranti nella presente attività di ricerca, selezione e valutazione del personale.

Presupposto del trattamento: il legittimo interesse della Società (art. 6, par. I, lett. f, GDPR) a beneficiare delle attività di ricerca e selezione già svolte, anche per diverse posizioni lavorative. In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra le finalità di cui sopra, da a. a b., e la presente ulteriore finalità).

d. Valutazione della sua figura professionale anche da parte di altre società del Gruppo

I Suoi Dati Anagrafici, Dati di Contatto, Dati Curricolari, Dati Patrimoniali e Altri Dati – oltre alle Categorie di dati personali da Lei eventualmente trasmesse, limitatamente alle sole caratteristiche che incidono sulle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa o che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento della stessa – potranno essere trattati per la segnalazione del Suo contatto ad altre società del Gruppo al quale Covisian appartiene (di seguito, “Gruppo Covisian”), per posizioni analoghe a quelle della sua candidatura o, comunque, ritenute compatibili con la sua figura professionale.

Presupposto del trattamento: consenso dell’interessato (art. 6, par. I, lett. a, GDPR; art. 9, par. II, lett. a) GDPR). Il trattamento dei Suoi Dati da parte delle società del Gruppo Covisian potrà avvenire solo a seguito dell’acquisizione da parte della Società del Suo libero ed esplicito consenso, posto in calce alla presente informativa. Il conferimento dei Dati a favore delle Società del Gruppo Covisian è facoltativo; in difetto, tuttavia, tali Società non potranno valutare la sua figura professionale.

e. Finalità connesse ad esigenze di tutela dei diritti, anche dell'interessato

I Suoi Dati potrebbero essere trattati dalla Società per difendere i propri diritti o agire in giudizio o anche avanzare pretese nei confronti suoi o di terze parti, nonché per poter provare di aver fornito riscontro alle sue eventuali richieste di esercizio di uno o più diritti dell'interessato, descritti dettagliatamente di seguito al punto 5 della presente informativa.

Presupposto per il trattamento: legittimo interesse della Società alla tutela dei propri diritti (art. 6, par. I, lett. f, GDPR). In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra le finalità di cui sopra, da a. a c., e la presente ulteriore finalità).

f. Adempimento a richieste giuridicamente vincolanti per adempiere a obblighi legali, regolamenti o provvedimenti / richieste delle autorità competenti

I Suoi Dati – e in particolare i Dati relativi a Condanne Penali e Reati, ove necessari per verificare la sussistenza di un requisito essenziale ai fini dello svolgimento dell'attività lavorativa, sulla base di obblighi previsti dalla normativa nazionale o dell’Unione – potrebbero essere trattati per adempiere a un obbligo legale e/o a provvedimenti / richieste delle autorità competenti.

Presupposto per il trattamento: obblighi di legge, ai quali la Società è soggetta (art. 6, par. I, lett. c, GDPR). In questo caso, non Le è richiesto un nuovo e specifico conferimento di Dati, poiché la Società perseguirà la presente ulteriore finalità, ove necessario, trattando i Dati raccolti per le finalità di cui sopra, ritenute compatibili con la presente (anche in ragione del contesto in cui i Dati sono stati raccolti, del rapporto tra Lei e la Società, della natura dei Dati stessi e delle garanzie adeguate per il loro trattamento, oltre che del nesso tra le finalità di cui sopra, da a. a d., e la presente ulteriore finalità).

3. COME MANTENIAMO SICURI I SUOI DATI PERSONALI E PER QUANTO TEMPO

Il trattamento dei Suoi Dati sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e potrà essere effettuato anche attraverso modalità automatizzate. Il trattamento avverrà tramite strumenti idonei a garantire la sicurezza e la riservatezza mediante l’utilizzo di procedure idonee ad evitare il rischio di perdita, accesso non autorizzato, uso illecito e diffusione. Limitiamo l’accesso ai Suoi Dati solamente a coloro che necessitano di utilizzarli per finalità rilevanti.

Conserviamo i Suoi Dati solo per il tempo strettamente necessario al conseguimento delle finalità per le quali sono stati raccolti o per qualsiasi altra legittima finalità collegata. Pertanto, se i Dati sono trattati per due differenti finalità, conserveremo tali Dati fino a che non cesserà la finalità con il termine più lungo; tuttavia, non tratteremo più i Dati per quella finalità per la quale sia terminato il periodo di conservazione. I Dati che non siano più necessari, o per i quali non vi sia più un presupposto giuridico per la relativa conservazione, vengono anonimizzati irreversibilmente (e in tal modo possono essere conservati) o distrutti in modo sicuro.

Qui di seguito riportiamo i tempi di conservazione in relazione alle differenti finalità sopra elencate:

a. Valutazione della sua figura professionale / della sua candidatura nell'ambito di un processo di selezione

I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata del processo di selezione e, in ogni caso, per un periodo non superiore a sei mesi dalla loro raccolta.

b. Svolgimento di colloqui individuali, ai fini della valutazione della sua figura professionale / della sua candidatura

I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata del processo di selezione e, in ogni caso, per un periodo non superiore a sei mesi dalla loro raccolta.

c. Svolgimento di future attività di selezione, anche mediante la costituzione di un’apposita banca dati

I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per un periodo non superiore a dodici mesi dalla loro raccolta o dal loro successivo aggiornamento su iniziativa dell'interessato.

d. Valutazione della sua figura professionale anche da parte di altre società del Gruppo

I dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per dodici mesi dall’acquisizione del consenso, fatto salvo il diritto dell'interessato di revocare tale consenso in qualsiasi momento, come meglio chiarito nella successiva sezione relativa ai diritti dell'interessato.

e. Finalità connesse ad esigenze di tutela dei diritti, anche dell'interessato

I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata dei relativi procedimenti, e comunque per il tempo ritenuto ragionevolmente necessario dalla Società per la tutela dei propri diritti, anche in relazione ai relativi termini prescrizionali. Con particolare riferimento ai Dati conservati per fornire la prova del riscontro all'interessato, tali Dati saranno conservati per un periodo di cinque anni dall'ultima richiesta dell'interessato stesso, o dall'ultima comunicazione interruttiva della prescrizione.

f. Adempimento a richieste giuridicamente vincolanti per adempiere a obblighi legali, regolamenti o provvedimenti / richieste delle autorità competenti

I Dati trattati per il perseguimento della presente finalità saranno conservati per tutta la durata dei procedimenti presso le pertinenti autorità competenti, oltre ai relativi tempi di prescrizione.

4. CON CHI POSSIAMO CONDIVIDERE I SUOI DATI PERSONALI

Ai Dati possono avere accesso i soggetti debitamente autorizzati e istruiti dalla Società, con particolare riferimento al personale della Funzione Risorse Umane, nonché i fornitori esterni, designati – se necessario – responsabili del trattamento, che forniscono supporto nei processi di ricerca e selezione del personale.

In particolare, per lo svolgimento di talune delle attività di trattamento dei Dati, la Società potrà comunicare gli stessi alle seguenti categorie di soggetti esterni, i quali tratteranno tali Dati in qualità di titolari autonomi del trattamento oppure in qualità di responsabili del trattamento, regolarmente designati dalla Società in conformità alla normativa vigente (a seconda del ruolo che svolgono in relazione al trattamento):

 altre società del Gruppo Covisian, con sede nel territorio dell'Unione Europea, in particolare per eventuali posizioni lavorative analoghe a quelle della sua candidatura, o comunque ritenute compatibili con la sua figura professionale;

 società e/o organismi per il collocamento occupazionale e/o la ricerca e selezione del personale;

 soggetti incaricati della formazione e sviluppo del personale;

 studi professionali, specialmente ove necessario per la tutela dei diritti della Società;

 società acquirenti o acquisite: qualora la Società sia ceduta o trasferita in tutto o in parte i Suoi dati personali possono essere trasferiti all'altra società (ad esempio, il nuovo datore di lavoro, potenziale nuovo datore di lavoro, nuova società acquisita o potenziale nuova società acquisita) e relativi consulenti, prima dell’acquisizione (ad esempio, durante la fase di due diligence) o dopo la stessa, fatti salvi eventuali diritti previsti dalla legge applicabile;

 forze di polizia, ed altre amministrazioni pubbliche, in adempimento di obblighi previsti da leggi, da regolamenti o dalla normativa comunitaria.

In ogni caso, qualsiasi accesso ai Suoi Dati è limitato alle persone che hanno necessità di venirne a conoscenza per adempiere alle loro responsabilità lavorative, per effetto di un'apposita lettera di autorizzazione.

Potrà contattare la Società con le modalità previste nel successivo paragrafo “Contatti” se desidera chiedere di poter visionare la lista dei responsabili del trattamento e degli altri soggetti cui comunichiamo i Dati.

5. I SUOI DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI E IL SUO DIRITTO DI AVANZARE RECLAMO DINNANZI ALL’AUTORITÀ DI CONTROLLO

Lei ha diritto di chiedere alla Società, nel rispetto delle condizioni previste dal GDPR:

 l’accesso ai Dati che La riguardano, nonché la loro rettifica;

 la cancellazione dei Dati;

 la limitazione del trattamento;

 nei limiti dei Dati trattati per finalità contrattuali e/o sulla base del Suo consenso, e trattati con modalità automatizzate, la ricezione di tali Dati in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (portabilità) e/o la trasmissione degli stessi ad un altro titolare del trattamento (cd. "portabilità").

Per esercitare i Suoi diritti, Lei potrà contattare la Società al seguente indirizzo: [email protected].

Diritto di opposizione: Lei ha il diritto di opporsi in qualsiasi momento, per motivi connessi alla sua situazione particolare, al trattamento dei Dati da parte della Società per il perseguimento del proprio legittimo interesse, per le finalità di cui sopra sub 2.b e/o 2.c. e/o 2.e. La richiesta di opposizione va indirizzata al seguente indirizzo:[email protected].

Revoca del consenso: Lei ha il diritto di revocare, in qualsiasi momento, il consenso eventualmente conferito per la finalità di cui sopra sub 2.d) (valutazione della sua figura professionale da parte di altre società del Gruppo Covisian). Tale revoca non pregiudicherà la liceità del trattamento realizzato prima della revoca del consenso. La richiesta di revoca va indirizzata al seguente indirizzo: [email protected].

L’esercizio dei diritti dell'interessato soggiace ad alcune eccezioni, in particolare finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di reati) e/o alla tutela dei diritti della Società. Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei menzionati diritti, sarà onere della Società verificare che Lei sia legittimato a esercitarlo e Le sarà dato riscontro, di regola, entro un mese. Nel caso ritenga che il trattamento dei Dati non sia conforme con quanto previsto dal GDPR, inoltre, Lei ha il diritto di proporre reclamo all'Autorità di Controllo (Garante per la protezione dei dati personali), utilizzando i riferimenti disponibili nel sito internet www.gpdp.it, o di adire le opportune sedi giudiziarie.

6. CONTATTI

I dati di contatto della Società, quale titolare del trattamento, sono i seguenti: Via dei Valtorta, 47 - 20127 Milano [email protected].

I dati di contatto del Responsabile della Protezione dei Dati (DPO) della Società sono i seguenti: [email protected]

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RICHIESTA DI CONSENSO PER LA COMUNICAZIONE DEI DATI AD ALTRE SOCIETÀ DEL GRUPPO COVISIAN

Dichiaro di aver ricevuto ed esaminato il contenuto dell’informativa che precede, e in particolare i punti 2.d e 3.d, e di autorizzare la Società a comunicare i miei Dati Anagrafici, Dati di Contatto, Dati Curricolari, Dati Patrimoniali e Altri Dati – oltre alle Categorie di dati personali da Lei eventualmente trasmesse, limitatamente alle sole caratteristiche che incidono sulle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa o che costituiscono un requisito essenziale e determinante ai fini dello svolgimento della stessa – ad altre società del Gruppo Covisian, per eventuali altre posizioni lavorative.